HR-ROOM

Инструмент «Матрица Эйзенхауэра»

Матрица Эйзенхауэра — популярный инструмент тайм-менеджмента, который активно используется в коучинге. Достичь цели практически невозможно без грамотного управления временем. Поэтому этот инструмент используется практически в каждом коучинговом контракте.

История создания

Матрицу разработал 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. У президента график плотный, при этом нужно везде успеть. Эта проблема сподвигла Эйзенхауэра оптимизировать рабочий день и переосмыслить список задач.


Об инструменте

Инструмент состоит из 4-х областей. В описании я использую терминологию, которая наиболее понятна клиентам при проведении коучинговых сессий.


Матрица Эйзенхауэра

Область «Кризисы»

Это задачи в квадрате «ВАЖНОЕ» + «СРОЧНОЕ».

В нее входят все «пожары», срочнейшие задачи, кризисы, горящие дела. То есть, все, что нужно сделать «здесь и сейчас», а лучше «вчера». Эти задачи не планируются заранее, в результате чего приходится работать в режиме ошпаренной кошки.

Цель – сокращать эту область.


Пример области «Кризисы»

Область «Иллюзии»

Задачи в квадрате «НЕВАЖНОЕ» + «СРОЧНОЕ».

В него входит всевозможная рутина, типа телефонных звонков, мейлов, деловых переписок в чатах и прочих задач, которые нужно сделать.

Цель – сокращать эту область.


Пример области «Иллюзии»

Область «Разрушение»

Задачи в квадрате «НЕВАЖНОЕ» + «НЕСРОЧНОЕ».

В него входит все, что вас отвлекает в течение дня. Прожигание времени.

Игры в телефоне, болтовня в чатах и на работе, чтение каналов, просмотр бесполезных видео в youtube, зависание в соц. сетях… Особенно подчеркну, что это те активности, которые высасывают энергию. Сюда не входит общение с близкими людьми, которое вас наполняет.

Цель – сокращать эту область.


Пример области «Разрушение»

Область «Благополучие»

Задачи в квадрате «ВАЖНОЕ» + «НЕСРОЧНОЕ».

В эту область попадают задачи, которые наполняют вас энергией и способствуют развитию. В том числе это профессиональные задачи, которые планируются заранее, все, что связано со стратегией, обучением, развитием. Сюда можно отнести хобби, общение с близкими людьми, чтение книг, интеллектуальные игры и прочее.

Цель – максимально расширять эту область.


Пример области «Благополучие»

Что дальше?

Основная задача инструмента – выписать все задачи и понять, сколько времени уходит на каждый из квадратов. Это уже приведет к повышению осознанности и даст подсказку, в пользу каких дел стоит перераспределить время, чтобы стать более эффективным и обрести гармонию.

Как использовать в коучинге

Я считаю, что выписать все задачи и завершить на этом сессию означает остановку на полпути.

После того, как пришло осознание, что именно менять, нужно понять, как это сделать.

В этом ценность коуча.


Шаг 1. Оценка временных затрат.

После заполнения матрицы задайте клиенту вопрос:

«Сколько времени в неделю ты тратишь на каждый из этих квадратов?»

На этом этапе начинается самое интересное.


Часть клиентов составляют матрицу только для рабочей недели – 5 дней.

Кто-то хочет планировать все дни, включая выходные.

Выбор всегда за клиентом.


Рекомендация. Считайте время в сутках за вычетом сна и решения биологических потребностей.


24 часа – сутки. 10 часов – сон, еда, утренние процедуры, зарядка и так далее. Для ориентира можно брать в расчет 14 часов.


После того, как клиент оценил свои затраты по времени в неделю на каждом квадрате, можно переходить к оптимизации.



Шаг 2. Затраты времени в целевом состоянии.

Покажите еще раз, сколько времени он тратит сейчас и задайте вопрос:

«Сколько времени ты хотел бы тратить на каждый из этих квадратов в целевом состоянии?»

По моему опыту, почти в 100% случаях клиенты хотят тратить в совокупности меньше времени.


Пример текущих и целевых временных затрат

На скриншоте пример текущего и целевого состояния распределения времени.


Распределение времени. Оранжевый — текущее, зеленый — целевое

Шаг 3. Оптимизация времени

Чтобы прийти к целевому состоянию, необходимо выработать стратегию.

Начните с красного квадрата (Кризисы).

Задайте клиенту вопрос:

«Как ты сможешь повысить эффективность, чтобы сократить время, затрачиваемое на красный квадрат

Фиксируйте ответы в таблицу.



Далее перейдите к синему квадрату. Вопрос:

«Как ты можешь автоматизировать задачи, чтобы сократить время в синем квадрате?»

Или

«Какие задачи ты можешь делегировать, чтобы разгрузить синий квадрат?»

Фиксируйте ответы в таблицу.



Переходим к желтому квадрату. Задайте вопрос:

«От каких дел ты готов отказаться, чтобы сократить время на зону разрушение?»

Фиксируйте ответы в таблицу.



И в конце:

«На чем ты сфокусируешься, чтобы наполнить зеленый квадрат?»

Фиксируйте ответы в таблицу.



Шаг 4. Действия

Теперь, когда сформулировано целевое видение и намечен план действий, важно зафиксировать ближайшие шаги. Спросите клиента:

«Что ты берешь в качестве домашнего задания?»

Запишите информацию в таблицу.



И переходите к вопросу о первом шаге.

«Какой первый шаг ты готов сделать в течение 24 часов, чтобы начать управлять своим временем?»

Зафиксируйте ответ.



Шаг 5. Бонус

Информация ля тех, кто дочитал до конца.

Если у клиента цель — действительно изменить распорядок дня и он готов открыто обсуждать свои результаты, переходите в раздел мониторинга.


Дайте ему доступ к составленной матрице на google диск и попросите его ежедневно проводить самооценку: фиксировать кол-во времени, которое он потратил на каждый из квадратов. Раз в день, в конце дня. Это занимает минуты, но показывает, движешься ли ты по намеченному плану.



Шаблон Матрицы Эйзенхауэра | Скачать

Статті