HR-ROOM

Как подготовить и провести стратегическую сессию в компании?

Представим, что есть запрос на проведение стратегической сессии продолжительностью от одного до трех дней для 20-50 или даже 100 участников. Может быть также сложный вариант, с участием менеджеров из материнской компании или клиентов, что добавляет больше подготовительной работы.


Что надо сделать до сессии?

1. Встретиться с заказчиком и обсудить его ожидания . Следующие вопросы вам будут в помощь:
  • Что такое для вас стратегическая сессия ? Какие задачи вы хотите решить с ее помощью?
  • Что важного хотите обсудить на сессии?
  • Что сейчас не так в текущей ситуации? Что хотелось бы изменить?
  • Что вы хотите чтобы ваша команда сделала на сессии?
  • Какой обязательный результат вы хотите? (Это может быть перечень идей и инициатив, или конкретный план изменений для компании)
  • Знакомы ли участвующие в сессии люди между собой?

В случае, если на сессии будут присутствовать люди из других компаний, стоит прояснить еще несколько вопросов:
  • Что вы хотите, чтобы они увидели, услышали или сделали на сессии, или сразу после нее?
  • Есть ли какие-то темы/данные, обсуждать которые на сессии вы точно не хотите?

Важно также договориться о том, что главный заказчик откроет сессию и своими словами в течение минут пяти расскажет о целях и задачах, и почему так важно ее провести здесь и сейчас. Для участников встречи - это подтверждение статуса и значимости данного мероприятия и зачастую дополнительная мотивация внести свой вклад в решение важных для компании вопросов. А для ведущего это подтверждение мандата на проведение мероприятия.

2. Изучить имеющиеся материалы о компании. Если, например, сессия посвящена построению планов по развитию на ближайшие один-три года, то будут полезны данные о тех изменениях, что уже реализуются и тех проблемах, что возникают. Если есть возможность провести одно-два интервью с несколькими сотрудниками компании, очень советую вам это сделать, поскольку это максимально погрузит в контекст предстоящей работы.

3. Следующим шагом в подготовке сессии будет разработка и согласование сценария с заказчиком. Здесь важно помнить правило о том, что максимальная длительность любого обсуждения – не более полутора часов. После чего стоит сменить активность или перемешать команды для продолжения дискуссий.

Сами формулировки вопросов для проработки командами очень полезно написать на языке, принятом в компании, узнаваемыми для них словами.
По моему опыту, в создаваемом сценарии мероприятия, сначала описывается максимальное количество активностей в идеальных условиях, когда не возникает ни единого сбоя и командам не требуется дополнительное время, а также никто ничего не уточняет и не комментирует. На практике же обязательно возникают задержки: ожидание того, пока все соберутся; какая-то тема так увлечет, что нужно больше времени; разъяснение какой-то задачи. Поэтому ведущему надо быть готовым в любой момент перекроить план, понимая, какие обсуждения в командах обязательны, а чем можно пожертвовать. Нужен заранее проработанный запасной сценарий, сокращенная на половину версия основного плана.
  • Как выглядит пространство, в котором пройдет сессия? В идеале важно заранее увидеть его вживую или на фото.
  • Есть ли флипчарты, можно ли вешать заполненные листы на стены?
  • Есть ли компьютер, колонки, переходники?
  • Насколько жестко регламентировано время обеда и кофе-брейка?
  • В каком виде заказчик ждет ваш отчет?

Что надо сделать во время сессии?

Первые полчаса сессии обычно уходят на озвучивание ее целей и задач, основных этапов предстоящей работы и правил работы.
Вот несколько полезных общих правил взаимодействия:
  • Перевести мобильники на беззвучный режим.
  • Выделять на комментарии и вопросы не более двух минут.
  • Практиковать «я-высказывания». Предложить участникам говорить о своих наблюдениях, впечатлениях и мнении. Не использовать слова «общеизвестно», «все», «каждый» и тому подобные.

По мере того, как будет развиваться дискуссия, вам, возможно, нужно будет возвращаться к этим правилам и напоминать о них.
Для начала нужно растопить лед и побудить участников сессии включать воображение. Этот инструмент очень важно задействовать, помимо строгой логики, которой придерживаются почти все сотрудники больших компаний. Могу порекомендовать работу с фотографиями. Как бы люди не были хорошо знакомы друг с другом, им нужно начать общаться и настроиться на проработку темы. Для этого лучше всего работает тема выбора фотообраза.

На этом этапе использовать фото можно для необычного представления участников и лучшего знакомства друг с другом. Например, можно предложить участникам выбрать из разных картинок мостов, зданий и механизмов то, что больше всего понравится, и рассказать, что привлекло внимание и похоже ли оно в чем-то на самого человека.
Если нет времени или задачи знакомить людей, то с помощью тех же фотографий можно сразу перейти к обсуждению темы работы группы. Самой простой вариант – попросить каждого участника выбрать две фотографии: как есть сейчас и как мы хотим, чтобы было в будущем. После чего начать создавать на стене общую картину: слева вывешивать образы как есть, а справа – как должно быть, и просить каждого кратко прокомментировать.

Можно также зафиксировать ключевые слова к выбранным фото-образам. Это очень наглядно продемонстрирует всей группе то, как каждый понимает текущую ситуацию, есть ли похожие образы, и самое главное – начнется процесс создание общего видения будущего всей командой.
Фотографии можно и нужно использовать самые разные, с разными эмоциями и красками жизни, поскольку люди, выбрав созвучный себе образ, обязательно расскажут свои ассоциации. После этого можно переходить непосредственно к проработке актуальных для компании вопросов.

В ходе сессии крайне важно отслеживать время на каждую из дискуссий и уметь управлять обсуждением, особенно если вдруг команда начинает уходить от темы. Бывает, что сам заказчик начинает «подруливать» и пытаться по привычке управлять ходом сессии самостоятельно. Здесь мягко и настойчиво стоит обозначить, что структура сессии и ее ведение – ваша зона ответственности, а вот содержание получаемых результатов – его и его команды. Этого обычно бывает достаточно, чтобы все сфокусировались на своей теме.

Что происходит после сессии?

Основное внимание на этом этапе нужно сделать на том, чтобы не упустить ничего ценного из предложенного командой и передать это заказчику в том формате, который максимально привычен и полезен ему.
Вспоминаю одну из первых своих сессий, перед которой я не уточнила, а в каком виде нужно предоставить итоги. Подготовив презентацию с большим количеством фото и видеоматериалов и подробный Excel-файл с планом действий, я была очень удивлена, когда узнала, что итоговый отчет никуда не годится. Оказалось, что и для бухгалтерии, и для менеджера, который отслеживал реализацию договоренностей по сессии, было достаточно простого документа в Word, в котором зафиксированы основные решения команды. Обсудив это заранее, я бы сэкономила очень много времени на формировании и переделывании отчета.

В заключение хочу еще раз отметить, что подготовка и проведение стратегической сессии – очень живой и динамичный процесс. Он очень похож на джазовую импровизацию: вы много готовитесь, разучиваете ноты и джазовые композиции. А в момент начала выступления доверяетесь музыкальному потоку и следуете своей интуиции и ощущению момента. Также и проведение стратегической сессии: очень важно организационно и содержательно подготовиться к ней, иметь как минимум два сценария в запасе, а уже по ходу сессии, наблюдая за тем как команды справляются с задачами, быть готовым следовать за потоком командной работы и оперативно вносить изменения.
В этой небольшой статье представлены ключевые моменты, на которые стоит обратить внимание тем, кто планирует проводить стратегическую (или проектную) сессию.
Прежде всего, предлагаю договориться, что мы называем стратегической сессией и определить, для чего она проводится.

Стратегическая сессия - это форма групповой работы, направленная на совместную разработку стратегически-значимых решений организации, с участием ключевых руководителей компании.

Цели стратегических сессий :
  • Разработка стратегии компании или значимого проекта.
  • Поиск и проработка решения для выхода из трудной ситуации (случившейся или ожидаемой).
  • Обеспечение единого видения относительно ситуации, принимаемых решений, планов (случаи, когда стратегическая сессия прежде всего преследует цель командообразования).
  • Приращение знаний о каком-либо вопросе или изменение отношения к какой-либо теме (это случаи, когда стратсессия связана с учебными или пропагандистскими целями).

Ниже представлены примеры целей некоторых уже проведенных конкретных стратегических сессий (словами заказчика с небольшой редакцией автора статьи).
  1. «Сделать так, чтобы руководители региональных представительств (150 человек) признали, что качество работы с клиентами у них неудовлетворительное, и что ответственность за это лежит на них самих, а не на управляющей компании. После стратсессии участники должны выйти с конкретными идеями и планами, как повышать качество сервиса у себя в представительствах, должны искренне хотеть эти планы реализовать».
  2. «Найти возможности сокращения бюджета на 10% на предстоящий год и сформировать оптимизированный план развития компании».
  3. «Разработать стратегию и план запуска нового направления бизнеса N , обеспечить единое видение нового бизнеса среди всех членов команды».
  4. «Выявить все дублирующие друг друга (прямо и косвенно) проекты, запущенные в компании, обеспечить интеграцию проектов между собой и с целями компании, сформировать единую программу проектов».

Результатами стратсессий обычно являются:
  • Проработанные решения и планы.
  • Трансляция важной информации или идей (участники «прониклись» идеями).
  • Единое видение и командный дух.
  • Новые идеи и альтернативные стратегии.

Стратегической сессией, как правило, управляет модератор, используя, соответственно, методы модерации и фасилитации. От профессионализма этого человека зависит то, насколько успешна будет работа всей группы. Так как в стратегических сессиях обычно принимают участие руководители и эксперты, время которых стоит довольно дорого, целесообразно привлекать для роли модератора-фасилитатора профессионала. В противном случае, стратсессия может превратиться в«Съезд народных депутатов», многоголосье, «переливание из пустого в порожнее», не ведущее к единому видению и решению задачи.

Модерация отличается от фасилитации тем, что в ней имеется конкретный четкий алгоритм работы группы.

А фасилитация — это скорее набор различных методов групповой работы, скомпонованных по усмотрению ведущего, какого-либо жесткого универсального сценария нет.

Почему важен именно профессиональный модератор, фасилитатор? 

(ведь можно назначить кого-то из своих руководителей или экспертов для координации работы группы)

Основные аргументы:
  • Профессиональный модератор , фасилитатор может изначально разработать максимально оптимальный сценарий работы исходя из поставленной цели.
  • Он может подобрать оптимальные инструменты и формы работы для каждого этапа стратсессии, так, чтобы работать было интересно, и при этом, каждая минута коллективной работы помогала продвигаться к цели.
  • Умеет управлять динамикой группы, работать с сопротивлением отдельных участников, вовлекать тех, кто не вовлекается, нейтразировать деструктино-активных участников и т.д..
  • Обеспечивает эффективную визуализацию задач, фиксацию решений группы (не просто записать на флипчарт умные идеи, а обеспечить структурированные записи, которые можно и удобно использовать в дальнейшем. Сама по себе визуализация является целым искусством!).
  • Выступает независимым арбитром, обеспечивает непредвзятость и увеличивает шансы найти, услышать и проработать здравые идеи, даже если они идут в противоречие с идеями руководителей участников стратсессии(часто бывает, что значимые идеи не появляются по простой причине, слишком сильного влияния руководителя на умы участников стратсессии — это в том случае, если стратсессией управляет кто-то из своих, а не внешний эксперт-модератор).

Вот пример фразы руководителя компании:

«Почему мы сами не можем, работая вместе (на совещаниях, например), достигнуть таких же результатов?! Люди те же, времени столько же, изначальные проблемы и задачи аналогичные, а результат совместной работы совсем другой.»

Чтобы оценить значимость привлечения профессионала, предлагаю посмотреть на примеры целей, приведенные в этой статье выше. Если Вы чувствуете уверенность, что могли бы обеспечить результат по этим целям, например в течение 1 рабочего дня, возможно, экспертный ведущий Вам, правда, не нужен. Но, как правило, чтобы уложиться в ограниченное время и обеспечить результат с требуемым качеством, без соответствующего эксперта не обойтись.

Важные факторы влияющие на успех стратегической сессии :
  • Тщательная подготовка (80% времени по отношению ко времени проведения — каждая деталь должна быть продумана).
  • Вовлечение участников (с использованием соответствующих технологий).
  • Внимание к деталям (способность слышать слабые сигналы о чем-то важном от участников).
  • Творческий настрой (выход, насколько это возможно, из рамочных представлений о ситуации, проблеме, цели).
  • Грамотная логистика (кто, где, когда, сколько времени, с помощью чего делает).
  • Формирование общего и индивидуального намерения к конкретным действиям по итогам стратсессии (не «просто договорились о чем-то» — сессия должна заканчиваться проработанным, прочувствованным глубоко каждым участником, а не формальным, планом действий, содержащим критерии результатов, в т.ч. промежуточных).

Примерные этапы проведения стратегической сессии :
  1. Подготовка (создание рабочей атмосферы).
  2. Целеполагание.
  3. Анализ текущей ситуации.
  4. Прогноз.
  5. Определение альтернатив.
  6. Оценка и выбор альтернативной стратегии.
  7. Проработка принятого решения в деталях.
  8. Определение критериев эффективности реализации выбранной стратегии
  9. Каскадирование целей и задач, формирование плана действий.
  10. Завершение.

Наиболее распространенные сложности при проведении стратегических сессий :
  • Ограничение времени.
  • Низкая мотивация участников.
  • Отсутствие исходной информации для принятия решений или ее низкое качество.
  • Конфликты, противоречия интересов.
  • Отсутствие условий для эффективной непрерывной работы участников (отвлечения, шумное помещение, не снятые барьеры стереотипного мышления в начале и проч.).

Все эти сложности профессиональный модератор преодолеет мастерски. Ваши ключевые задачи, как клиента-заказчика, сводятся к тому, чтобы поставить цель для стратегической сессии и собрать людей в назначенное время.

Выбрать модератора или фасилитатора не сложно — смотрите на опыт и инструментарий, которым пользуется эксперт. Профессионалов на рынке не так много, но достаточно, для того, чтобы найти «своего человека».

Несколько советов, как выбрать ведущего стратегической сессии :
· Крайне желательно, чтобы эксперт был знаком с классическими инструментами модерации и фасилитации, прошел соответствующее обучение (имеет сертификат ), желательно, у западных мастеров или по западным методикам. Если Вы сами проходили обучение, например, у немцев, то понимаете, почему это важно — они продумывают и выверяют каждый «чих» в ходе сессии, у них есть чему поучиться (по сравнению с нашим отечественным «креативным» подходом «копать примерно здесь»).

Приемы визуализации, технологии формулирования опорных вопросов, алгоритмы сценариев — все эти, незаметные для участников, тонкости напрямую влияют на результат стратегической сессии.
· Попросите потенциального ведущего описать сценарии уже проведенных сессий и показать фото листов флипчартов или иных материалов (не обязательно, чтобы тема стратсессии была сходной с Вашей). Оцените логичность этапов, качество визуализации, соответствие алгоритма проведенной сессии и результатов поставленной цели. Если у Вас есть из кого выбирать, просмотрев три-четыре варианта стратсессий разных ведущих, Вы сможете сделать выбор — обычно наглядно невооруженным глазом видна разница подходов и глубина проработки. Если есть возможность получить отзыв от компаний,для которых проводилась та или иная сессия, сделайте это.

Хорошо, если ведущий стратсессии имеет достаточно полное представление об устройстве компании, основных управленческих вводных, владеет базовым понятийным аппаратом#nbsp;. Бывает очень забавно, когда, например, в телеком-компании ведущий сессии при слове «миграция абонентов» представляет, как физические люди перемещаются с одной территории на другую и в ходе обсуждения задает вопросы исходя из этого своего понимания (хотя имелся в виду перенос данных абонентов из одной системы в другую). Есть много споров по этому поводу, распространены мнения, что фасилитатору не обязательно разбираться в специфике темы сессии и особенностях бизнеса. И теоретически я с этим согласна — если есть хороший инструмент, правда можно не разбираться. Но практически, недостаточный уровень компетентности ведущего может привести к тому, что сессия не будет восприниматься участниками как серьезное значимое мероприятие (будут хихикать меж собой или, что хуже, формально относиться к работе).

Если стратегическая сессия крупная и требует вовлечения большого количества ведущих, убедитесь, что у Вашего претендента есть опыт разработки и передачи сценариев другим ведущим (чтобы не получилось «кто в лес, кто по дрова», когда у одной рабочей группы формат результата не бъется с форматом результата другой группы).
· Важна сама персона ведущего стратсессии . С одной стороны, этот человек должен восприниматься топ-менеджерами как партнер, свой человек, а с другой стороны, это «незаметный лидер», управляющий происходящим на сессии.

У участников должно создаваться полное впечатление, что вся работа делается ими самими, нет ни одной подброшенной, навязанной идеи или решения со стороны ведущего. Это гарантирует в будущем реализацию принятых решений участниками сессии с большей долей вероятности. В этом смысле, харизматичность и яркость тренера, востребованная на тренинговых программах, может в данном случае оказаться минусом. Теоретически, ведущий может быть ярким человеком, но в условиях стратсессии он должен уметь держать внимание на задаче, а не на себе. Это критически важный момент.
Чтобы на этапе выбора модератора-фасилитатора продиагностировать его потенциальную способность быть «серым кардиналом», а не «звездой», обратите внимание, как взаимодействует с вами эксперт на переговорах. Сообщите о любой проблеме, волнующей Вас, и посмотрите реакцию потенциального ведущего. Занимается ли он, в ходе беседы, самопозиционированием (не проявил ли себя как нарцисс? — явление часто встречающееся среди тех, кто выбирает профессию «рулить группами людей»)? Или волшебным образом, незаметно для Вас, этот человек помог продвинуться в понимании и решении проблемы.

Не важно, кого вы привлекаете — крупную компанию-подрядчика или фриланса, который соберет для вас команду ведущих самостоятельно. Смотрите на конкретного человека-исполнителя, а не на брэнд и регалии компании.
  1. Убедиться, что исполнитель понимает контекст, почему возникла потребность в стратсессии, какие актуальные задачи стоят перед компанией, как задача, проблема стратсессии решалась раньше. Описать профиль участников, их отношение к теме стратсессии, специфику личностную и профессиональную.
  2. Согласовать цели и задачи стратсессии.
  3. Согласовать логистику стратсессии (регламент работы, кофе-брейки, обеды перемещения, обеспечение материалами - кто, когда, куда, с помощью чего, что делает). Часто на логистические задачи привлекается третья компания, хорошо, если эти два исполнителя будут понимать задачи друг друга, их работа будет согласована между собой.
  4. Согласовать требования к помещениям или дать исполнителю детальное описание имеющихся помещений, убедиться, что они подходят. Как бы ни казалось это банальным, иногда помещение может разрушить все планы модератора.
  5. Например, мы планировали дилерскую конференцию с элементами модерации для крупной автомобильной компании. Нам дали информацию о помещениях, на фото были просторные залы, в каждом из которых могли свободно разместиться по 2 группы для работы. Но на месте оказалось, что залы маленькие (раза в 3 меньше, чем мы ожидали), столы двух групп стоят впритык друг к другу. Пришлось оперативно менять формат работы, объединять группы в одну большую на каждой площадке, менять сценарий, давать новые инструкции всем тренерам.
  6. ;Обеспечить встречу провайдера с внутренним заказчиком (скорее всего это первое лицо) для согласования целей и сценария стратсессии и обеспечения поддержки. Плюс, как правило, полезны встречи с ключевыми руководителями перед стратегической сессией — обсудить цели стратсессии, их видение.
  7. Согласовать формат отчетности от провайдера (структура отчета, фото и проч.)
  8. Согласовать возможное участие ведущего в дальнейшей работе после проведения стратегической сессии (иногда нужны промежуточные пост-сессии, как в тренинге, и хорошо, если их проводит тот же человек или компания).
  9. Обсудить алгоритм сценария стратегической сессии, помочь провайдеру заранее спрогнозировать, какие ответы он скорее всего будет получать на опорные вопросы в текущей формулировке.
  10. Обеспечить исполнителю моральную и информационную поддержку. Вы работаете на одну цель. Если выбрали исполнителя, больше не надо его проверять «на слабо», обеспечьте все возможности для его эффективной подготовки.

Возможное пост-сопровождение после стратегической сессии :
Для того, чтобы разобраться с тем, какое сопровождение необходимо после стратегической сессии, давайте разберемся, зачем это сопровождение нужно. Ключевые цели следующие:
  • Обеспечить сопровождение реализации решений, принятых на сессии — иногда возникают новые сложности, требующие общего осмысления и проработки в схожем, но упрощенном формате, как на большой стратсессии. Иногда это индивидуальная работа «аля-коучинг».
  • Обеспечить промежуточный контроль принятых решений. Тогда фасилитатор привлекается для проведения процесса презентации и обсуждения промежуточных результатов. Это не рядовое собрание, а веховое событие, символизирующее окончание ключевого этапа.
  • Обеспечить пиар и пропаганду пост-сессионных активностей и решений.

Исходя из этих целей можно выбирать подходящий формат пост-сопровождения. На моей практике, системно к этому вопросу подходят лишь немногие клиенты. Но та же беда существует и в отношении программ обучения: слишком часто клиенты все силы направляют на сами тренинги, игнорируя необходимость последующих поддерживающих мероприятий (без которых невозможно достижение цели, ради которой проводились тренинги).Я по этому поводу всегда говорю: «хотите реальных результатов — от 30 до 60% бюджета сразу закладывайте на пост-сопровождение (и в отношении стратсессий и в отношении обучения персонала)». Видимо пока рынок в нашем Отечестве только зреет до глубокого понимания этой идеи…

Можно сказать, что даже удачно проведенная стратсессия сама по себе менее эффективна в долгосрочной перспективе, чем более слабая сессия, но, включенная в какую-то целостную систему мероприятий, связанных с развитием компании. Грубо говоря, стратегическая сессия — это не «мимолетное видение», а элемент достижения конкретных целей и задач компании . Она должна происходить не «вдруг» и не «потому, что пришло время ежегодного собрания», а в связи с тем, что назрели значимые вопросы, требующие совместного обсуждения.

Желаем Вам успешных осмысленных стратегических сессий и компетентных провайдеров!

Статьи